30 dicas para poupar tempo - Parte 3

Esta semana, as últimas 10 dicas. Conseguiu praticar as 20 anteriores ?

      21.  Pequenas melhorias

Diariamente, tente implementar uma pequena melhoria nas suas tarefas rotineiras. Decida que todos os dias fará a tarefa de forma ligeiramente mais eficiente. Verá que será fácil criar este hábito e a médio prazo verá francas diferenças na sua produtividade.

     22.  Detalhes

    Prepare planos detalhados para projectos ou tarefas longas. Mantenha um mapa sempre visível. Ajuda a manter a concentração. Ver tarefas concluídas é umas principais satisfações que podemos ter connosco mesmos.

ORGANIZAÇÃO

     23.  Ambiente de trabalho

Prepare o seu espaço de trabalho para o máximo de produtividade e eficiência. Deve ter muita luz natural, uma mesa grande e espaçosa, uma cadeira confortável e apenas o que precisa para as suas tarefas habituais.

      24. Cada coisa no seu lugar

Arrume tudo o que já não precisa. Mantenha no seu espaço de trabalho apenas os materiais relacionados com a tarefa que está a realizar. A sua produtividade está directamente relacionada com a quantidade de coisas que o possam desconcentrar.

      25. Enfrente a sua maior dificuldade

Comece o dia pela pior tarefa que tem para fazer. Depois de a executar, todas as restantes serão fáceis. Vai sentir-se mais capaz de fazer as que ainda faltam.

Depois de concluída, a tarefa que parecia difícil passará a ser mais simples. Outra igaul que seja necessária, já não será tão complicada.

      26.      Comece

Comece as suas tarefas. Quanto mais cedo começar, mais cedo acaba. Faça qualquer coisa todos os dias para chegar aos seus objectivos

      27.      Pontualidade

A pontualidade é um dos factores mais importantes para a produtividade. Desenvolva o hábito de ser pontual e ficará em vantagem sobre 97% da população.

      28.      Pensamento Positivo

Mantenha uma atitude positiva perante qualquer tipo de dificuldade. Avance em pequenos passos e ganhe confiança para avançar.

IDEIAS PRODUTIVAS

      29.      Tarefas de maior valor

Dedique-se a pequenas mas importantes tarefas. As tarefas realmente importantes são as que lhe dão maior retorno. Pergunte-se a si mesmo: “Qual é a melhor utilização que posso fazer do meu tempo neste momento?”

     30.   A persistência ganha

Mantenha-se focado mesmo que a tarefa seja aborrecida ou demasiado desafiante. A maior parte das vezes isto requer uma força de vontade muito grande mas o resultado é compensador.

30 dicas para poupar tempo - Parte 2

Esta semana, mais 10 dicas:

      11.  Controle o tempo

Quando definir os tempos necessários, considere as pausas para refeições, deslocações entre dois pontos, reuniões com outras pessoas, tempos para voltar a concentrar-se e para descontrair. Dê-se a si mesmo tempo para recompor as energias.

      12.  Procure uma melhor maneira

Páre para rever a maneira como está a fazer as coisas. Pergunte-se a si mesmo: “como posso fazer isto de maneira mais eficaz ?”

      13.  Crie fluxogramas simples

No topo de uma folha, escreva o nome da tarefa ou objectivo a atingir. Desenhe com caixas e setas o caminho que precisa para chegar ao fim. Basta um desenho simples para o seu cérebro se sentir orientado.

      14. Blocos de Tempo

Planeie cada hora do seu dia. Defina as tarefas que pretende executar em blocos de tempo. Mesmo que não consiga cumprir rigorosamente, tem uma orientação.

      15.  Mantenha-se focado

Mesmo que tenha mil coisas para fazer, tente concentrar-se em uma de cada vez. O facto de pensar que tem muito que fazer, desorienta-o e acaba por produzir muito menos que o pretendido.

      16.  No final do dia

Dedique 10 minutos ao final de cada dia a planear as tarefas que pretende fazer no dia seguinte. Estes 10 minutos vão ajudara a perder menos tempo no dia seguinte à procura de orientação.

      17.  Evite interrupções

Comprometa-se consigo mesmo em eliminar as interrupções normais de hoje em dia: telemóvel, mail e reuniões não programadas. Durante o bloco de tempo que definir, seja de 15m ou de 1h, as interrupções devem ser afastadas.

      18.       Simplifique

Divida grandes projectos ou tarefas em pequenas acções. Ao fazer isto, está a diminuir a ilusão de dificuldade da tarefa ou do projecto.

      19.      Defina prazos de fim

Defina prazos para si mesmo. Tarefas longas ou curtas devem ter um prazo limite para serem concluídas. Ajuda a orientar o cérebro como se de um compromisso com outra pessoa se tratasse. Mesmo que o projecto, envolva outras pessoas, as suas tarefas devem ter um fim definido.

      20.   Atrasos

Aprenda a antecipar atrasos nos prazos que delimitou para si mesmo. Verifique periodicamente como estão a ser cumpridos os tempos definidos para cada tarefa.

30 dicas para poupar tempo - Parte 1

Iniciamos hoje um conjunto de 3 Partes com dicas para Gerir melhor o seu tempo. Em cada semana, publicaremos 10 dicas. Tente praticar as que melhor se adequam aos seus objetivos e estilo de vida.
Não é o tempo que tem que ser gerido mas sim as tarefas/actividades que temos para fazer.
Objectivo Primário: Ser Produtivo, Crescer, Aprender, Evoluir e ... sentir-se bem!

1. Preferência e Prioridade
Aceitar o facto de simplesmente não ter tempo para fazer tudo o que precisa. Tem que conseguir definir o que é mais importante. Se conseguir focar-se no que realmente é importante – na vida pessoal e no trabalho.

2.  Relaxe

Mantenha a calma e foque-se. Ignore tudo o que não interessa. O stress é provocado pelas milhares de coisas que “acha” que tem que fazer. O seu estado de espírito é algo que pode controlar.

3. O seu melhor é suficiente

Não tente ser perfeccionista em tudo. É fácil cair na armadilha de tentar fazer algo um pouco melhor. Decida o que realmente deve ser feito um pouco melhor.

      4.  Páre e volte a concentrar-se

Aceite a sua diminuição de produtividade como uma característica humana. Quando se sentir menos produtivo, páre, dê uma volta e volte a concentrar-se. Afaste as prioridades na próxima hora e faça outras coisas.

      5.  Espaço motivante

O espaço onde trabalha é fundamental para a sua produtividade. Considere o seu escritório como sendo um espaço de paz. Tenha presente apenas o trabalho que está a fazer. Arrume o que não precisa.

  

6.  Liste as suas tarefas

Prepare uma lista de tudo o que tem para fazer. Escreva tudo o que se lhe vem à cabeça durante 15 minutos

      7.  Prioritize as suas tarefas

Ordene a sua lista de tarefas consoante as urgências. Sugestão:

               A = tarefas cruciais e urgentes

               B = Importante mas não urgente

               C = Nem urgente nem importante

               D = posso esquecer esta

Verá que a maior parte das coisas não são urgentes nem importantes. Dedique-se às tarefas que classificou como A.

      8.  Oiça-se a si mesmo

Defina as suas tarefas cruciais e urgentes ouvindo-se a si mesmo. Ninguém deve usar o seu tempo, caso não seja urgente.

      9.  Apague o que não é importante

Nos momentos em que se está a dedicar às tarefas A (cruciais e urgentes) livre-se de coisas não importantes. Pergunte-se a si mesmo: “qual é a pior coisa que pode acontecer se eu não fizer isto agora ? e se eu tirar esta tarefa da lista ?”

      10.   Faça Mind Map

Tenha o hábito de desenhar planos de trabalho com as acções , tarefas e tempos bem definidos. O cérebro funciona por imagens. Manter um plano é como dar ordens ao seu cérebro.

Estudar não é = ir à escola

Provérbio Persa

Aquele que não sabe e não sabe que não sabe, é um tonto - evita-o

Aquele que não sabe e sabe que não sabe, é uma criança - ensina-o

Aquele que sabe e não sabe que sabe, está a dormir - acorda-o

Aquele que sabe e sabe que sabe, é um sábio - segue-o

As ferramentas que publicámos nas semanas anteriores ajudam a assimilar informação e a reter mas funcionarem é preciso pensar que:

O estudo é apenas uma oportunidade de aprender coisas que outros pensaram ou desenvolveram. As matérias a estudar na escola pressupõe que, em determinada, idade devemos conhecer determinado assunto para sermos cultos e termos mais hipóteses de ter uma vida melhor no futuro. É verdade. Mas estudar só por si não traz felicidade, riqueza ou qualquer utilidade se não for o pilar do desnevolvimento pessoal. Ou seja, é preciso ter objectivos de vida, planos e muita persistência para os concretizar.

Erradamente, estudar é sinónimo de "ir à escola". Ir à escola é sinónimo de "Vou porque me obrigam. Preferia estar a fazer outras coisas mais interessantes".

Estudar tem que ser sinónimo de "Aprender, reter informação para desenvolver projectos de vida"

É assumido que as pessoas sabem estudar apenas porque têm cérebro.

Factores-chave para estudar=aprender

1º Atitude

A atitude essencial para se aprender é ter perguntas concretas para as quais precisa de resposta. Ler não é o mesmo que compreender. Para se aprender alguma coisa com os livros é preciso saber analisar o conteúdo, mesmo que não se esteja de acordo com o autor.

2º Conclusões e Opiniões

O estudante que realmente aprender sabe distinguir conclusões de opiniões. Por exemplo, se tem que saber que π é aproximadamente 3.14159265358979323846264338327950 para os seus cálculos de geometria, vai usar o valor sem ter que fazer o mesmo que os gregos fizeram para chegar a esta conclusão. O estudante deve aproveitar as conclusões que já foram tiradas por outros que desenvolveram estudos profundos nas suas áreas.

Outro ponto, completamente diferente, são as opiniões dos autores ou professores. Para aprender é preciso juntar informação que permita ao estudante formar a sua própria opinião. Estudar é recolher essa informação.

3º Perguntar constantemente

Perguntar constantemente é o que permite acumular informação. Fazer perguntas significa que existe curiosidade e interesse em saber mais.

4º Ter objectivos

O estudante deve definir o que pretende realmente saber sobre um determinado tema ou assunto. As respostas que vai obtendo devem estar de acordo com os seus objectivos.

5º Ter um Plano

Para cada objectivo, estudar implica um plano. Os assuntos são difíceis quando não são entendidos. Para entender um assunto, é preciso treino. O plano deve contemplar um ritmo de trabalho diário. A repetição é o que ajuda a entender.

6º Entusiasmo

Estudar e reter informação é uma sensação muito boa. Quem não gosta de brilhar ao pé dos amigos e da família com conhecimento? O estudante tem que estar entusiamado que que o seu cérebro esteja receptivo à aprendizagem.

7º Nunca parar de estudar

O verdadeiro estudante nunca desiste. Estuda toda a vida. Aplica os seus conhecimentos em várias situações e consegue mais informação. Mesmo nas férias ou depois de terminar os estudos oficiais, o verdadeiro estudante estuda SEMPRE!

MindMapping para preparar uma reunião

Não se correm maratonas apenas por se ler um livro sobre maratonas. É preciso treinar. Se treinar para uma maratona faz bem aos músculos, os Mapas Mentais fazem bem ao cérebro: ajudam a exercitar os neurónios e estimulam os dois hemisférios. 

As reuniões são uma constante na vida profissional de todos. A maior parte das vezes são horas mal planeadas em que os presentes apenas sentem que:

- estão a perder tempo que poderiam aproveitar melhor se estivessem a fazer outras coisas

- depois da reunião pouca coisa ficou feita ou planeada

- não se definiu bem quem e o que deve ser feito

- o objectivo não foi cumprido

Um Mapa Mental ajuda antes, durante e depois da reunião:

ANTES - ajuda a planear os temas e o objectivo concreto da reunião

DURANTE - os participantes acompanham o decorrer da reunião e é fácil perceber quando o diálogo se afasta do objectivo

DEPOIS- ajuda a resumir o resultado da reunião

Aqui fica um exemplo:

Mapa desenhado com iMindMap V.4.1 - Experimente o trial gratuito 7 dias. Faça download através do link disponibilizado neste blogue