11. Controle o tempo
Quando definir os tempos necessários, considere as pausas para refeições, deslocações entre dois pontos, reuniões com outras pessoas, tempos para voltar a concentrar-se e para descontrair. Dê-se a si mesmo tempo para recompor as energias.
12. Procure uma melhor maneira
Páre para rever a maneira como está a fazer as coisas. Pergunte-se a si mesmo: “como posso fazer isto de maneira mais eficaz ?”
13. Crie fluxogramas simples
No topo de uma folha, escreva o nome da tarefa ou objectivo a atingir. Desenhe com caixas e setas o caminho que precisa para chegar ao fim. Basta um desenho simples para o seu cérebro se sentir orientado.
14. Blocos de Tempo
Planeie o seu dia em blocos. Defina as tarefas que pretende executar em blocos de tempo. Divida o dia em blocos de 15m. Não os ocupe a todos. Deixe espaços em branco para os imprevistos.
15. Mantenha-se focado
Mesmo que tenha mil coisas para fazer, tente concentrar-se em uma de cada vez. O facto de pensar que tem muito que fazer, desorienta-o e acaba por produzir muito menos que o pretendido. Use a técnica do Pomodoro: cronometre períodos de 25m sem interrupções.
16. No final do dia
Dedique 10 minutos ao final de cada dia a planear as tarefas que pretende fazer no dia seguinte. Estes 10 minutos vão ajudara a perder menos tempo no dia seguinte à procura de orientação.
17. Evite interrupções
Comprometa-se consigo mesmo em eliminar as interrupções normais de hoje em dia: telemóvel, mail e reuniões não programadas. Durante o bloco de tempo que definir, seja de 15m ou de 1h, as interrupções devem ser afastadas.
18. Simplifique
Divida grandes projetos ou tarefas em pequenas ações. Ao fazer isto, está a diminuir a ilusão de dificuldade da tarefa ou do projeto.
19. Defina prazos de fim
Defina prazos para si mesmo. Tarefas longas ou curtas devem ter um prazo limite para serem concluídas. Ajuda a orientar o cérebro como se de um compromisso com outra pessoa se tratasse. Mesmo que o projeto, envolva outras pessoas, as suas tarefas devem ter um fim definido.
20. Atrasos
Aprenda a antecipar atrasos nos prazos que delimitou para si mesmo. Verifique periodicamente como estão a ser cumpridos os tempos definidos para cada tarefa.
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